En los últimos meses sentía como una molestia cada vez que escribía un correo, y no sabía muy bien a qué se debía.
La molestía se acrecienta cuándo recibo correos de longitud infinita con multitud de respuestas enviados a grupos gigantes de personas; esos correos me estaban haciendo querer menos el email.
He estado dedicando un tiempo a leer y pensar sobre esta molestia, y me he dado cuenta que no estoy sólo y que hay otras personas con similares molestias. Incluso hay todo un movimiento para replantear las reglas de cortesía para “mailear”.
En este momento creo que mi molestia tiene que ver con qué responder y leer los correos se ha hecho más pesado con respecto a otros canales de comunicación que estoy manejando regularmente. En particular se ha hecho más pesado que chatear, compartir en el facebook o incluso twittear.
El primer problema que encontré es que estaba acostumbrado (como la mayoría) a pensar el correo como una carta tradicional pero en formato electrónico. Mis correos tenían la forma clásica “Saludo – desarrollo – despedida – firma”:
Pero me dí cuenta que la mayoría de los correos iban para las mismas personas una y otra vez, y además muchos de ellos eran para el mismo tema. O sea que la salutación y la despedida en realidad sólo era repetición de textos que agregaba ruido al mensaje.
Voy a asumir que los correos en realidad son una parte fragmentada de conversaciones que suceden en el tiempo. Es como si fuera un chat que va sucediendo distanciado en el tiempo.
PRIMERA DECISION: eliminar salutación, despedida y firma; utilizarlas sólo para casos puntuales
El segundo problema tiene que ver con asuntos que no indican de qué se está hablando; asuntos del tipo “En el Asunto” o “http://google.com/pierde+el+tiempo+con+esto” sólo contribuyen a hacerte perder el tiempo y a tratar de adivinar telepáticamente que quiere la persona.
SEGUNDA DECISION: Incluir en todos mis correos un asunto que indique claramente de que se trata la conversación.
El tercer problema son las historias interminables de respuestas; creo que todos hemos padecido de correos que relatan historias de amor y dolor, dónde muchas personas van poniendo su granito de desorden y al final debes dedicarle 5 horas sólo para recordar todo lo que se ha dicho.
Definitivamente le declaro la guerra a esos correos y contribuiré a la salud mental de todos los receptores manteniendo las conversaciones concisas, y si necesito rescatar algún punto simplemente incluyo ese pedacito en mi correo y respondo. O sea, nada de incluir por defecto TODAS las respuestas.
Si un correo es tan complicado que necesita incluir las respuestas anteriores para saber de qué estamos hablando, sólo veo dos opciones: o no tiene sentido prolongarlo, o es mejor resolverlo en una conversación telefónica.
TERCERA DECISION: No incluir en mis correos las respuestas anteriores.
Cuándo se asume que el texto del correo inicial NO estará incluido en las respuestas tenemos una ganancia adicional; los mensajes deben ser cortos.
Piensa en esto como la “twitteracion” del email; si quieres compartir un texto muy largo, compartelo en algún sitio en línea (Google Docs, Dropbox, etc) y envía solamente el link con algún comentario. De esta manera las observaciones quedan directamente en el Documento y no regadas en multiples inboxes.
CUARTA DECISION: Mantener los correos en 10 líneas o menos; para documentos más grandes compartirlos en línea y enviar el link.
Lo último que hice fue modificar la forma en que reviso mis correos para poder ver las conversaciones (o hilos de correos) en una forma sencilla y cómoda. En la interface de Gmail se puede manejar muy bien, pero yo prefiero manejarlo en Thunderbird. Así que instalé el plugin “Conversations” para poder ver los correos en forma de conversación y poder responderlos más fácilmente.
QUINTA DECISION: Visualizar los correos agrupados en conversaciones con la información más relevante en el tope.
Tengo una semana viviendo con estas decisiones, y ya he recibido algún feedback. De hecho, este documento es para explicarle a los que me han preguntado qué estoy haciendo con mi correo.
En unas semanas les contaré como me ha ido, pero hasta ahora se ha sentido muy bien, y estoy tomándole nuevamente cariño a mi correo.
