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Tal vez les parezca extraña la relación entre el titulo de este artículo y la historia que procedo a contarles.  Siempre he creído que el marketing es una actividad que se desarrolla en el día a día de cada ser humano y para contextualizar un poco que tiene que ver una cosa con la otra, intentaré demostrarlo con una pequeña historia, acá vamos pues:

Desde 1978 comencé mi estudios en un colegio de Jesuitas, y desde allí me fueron legados los valores que como ignaciano me acompañarán toda la vida, “Donde hay un ignaciano hay un caballero”, así como este principio, (que quiero creer que practico día a día), hay muchísimos más que definen su esencia.  Así como yo, fuimos 127 los que nos graduamos hace aproximadamente 30 años. Como nosotros han también unos 6000 egresados activos, pudieran ser mas pero hay que tener en cuenta que el colegio tiene más de 100 años de fundado, así que solo contaremos los que están en este plano.

Cada egresado pasa a ser miembro de una asociación llamada ASIA (Asociacion ignaciana de antiguos alumnos), la cual posee unos comités que velan porque la comunidad permanezca unida alrededor de la institución y sus valores a través del tiempo, así como la coordinación de múltiples actividades para el recaudo de donaciones para las obras sociales de la asociación, entre muchas otras.

Entre estas actividades está la organización de la celebración de los “Quinquenios”, las cuales son unas reuniones sociales de cada una de las promociones que se realizan cada cinco años.  Para mi caso estas sucedieron los años 88, 93, 98, 03, 08 y 2013, y en las cuales me tome la tarea de organizar con un grupo de compañeros.  Este articulo entonces narra las actividades y peripecias para reunir más de 150 potenciales ex compañeros, y de cómo el mercadeo electrónico vino a nuestra ayuda para lograr el éxito en la convocatoria.

Relataré para cada grupo de quinquenios, como fue la labor y que elementos de comunicación utilizamos (acordes al desarrollo tecnológico de la época), así como que tácticas aplicamos.

Cada quinquenio, por lo general, se compone de dos actividades, una en la mañana con la familia de los egresados, donde se celebra una eucaristía en la capilla del colegio, luego se almuerza, y en la tarde un coctel, luego en la noche esta la segunda parte, cada egresado con su pareja, en un lugar donde se pueda cenar, conversar, bailar, entre otras.

1988, 1993: Para estos años solo disponíamos del anuario con un listado de teléfonos fijos y beepers(Pagers), así como las direcciones físicas del lugar de trabajo o lugar de residencia. Fue una labor de telemercadeo básica.  Contábamos con un comité que contrataba las comidas y lugares de esparcimiento.  Siempre ASIA nos ha apoyado con toda la logística de la organización tanto interna como externa.

1998, 2003: Para estos años disponíamos del listado de la ultima celebración, el cual debía ser actualizado llamando a cada compañero y pidiendo los números de aquellos con los cuales este tenía algún contacto, además, se disponía ya del correo electrónico y un listado de teléfonos fijos y celulares. Fue una labor de telemercadeo básica y envíos de correos electrónicos desde una herramienta simple como el Microsoft Outlook, con los conocidos problemas de limitaciones en el envío masivo.  Como siempre teníamos un comité que contrataba las comidas y lugares de esparcimiento.

2008: Para la actualización de la base de datos, ya disponíamos de una herramienta de email y SMS marketing.  Creamos un grupo en Facebook, aprovechando que el auge de esta red estaba en su punto inicial más alto, allí publicábamos fotos, comentarios, interactuábamos y motivábamos la asistencia al evento, también nos serviría posteriormente como mecanismo de actualización de datos permanente.  Igualmente operaba el comité que contrataba las comidas y lugares de esparcimiento, recaudaba los aportes de los compañeros.

2013: En este año me quiero detener un poco para explicar en detalle como aprovechamos las redes sociales, email, SMS, telemercadeo, y otras herramientas para lograr la convocatoria más alta de todas las celebraciones.

Para la actualización de los datos de contacto, fue crucial la herramienta de email y SMS marketing la cual fue mejorada, integrada con un sitio web y un blog en donde escribíamos constantemente las historias de infancia que nos unían, registrábamos igualmente las solicitudes especiales, en un formulario web, de cada egresado, y un equipo interdisciplinario las atendía en un tiempo dado, para darle un ámbito profesional a la organización, publicábamos fotos en Instagram y Facebook, videos de las reuniones previas del comité organizador, se emitían comunicados con los avances del numero de confirmados, montos de la recaudación de la donación y de la cuota monetaria de participación y donación a las obras sociales.

Se invitaron unos 150 ex-compañeros, aunque graduados oficialmente figuran 127, muchos de ellos aunque no se graduaron con nosotros, pero se compartió con ellos lo suficiente, al punto de considerarlo como egresados. Dicho esto, de los 150 solo 20 fueron imposibles de contactar o declinaron la invitación, 40 no pudieron asistir debido a compromisos laborales o familiares previamente adquiridos, al final 90 personas asistieron al evento, logrando una marca alta, la cual esperamos superar en el futuro.

Pensando en cómo extender estas estrategias para que otras promociones puedan ser igualmente exitosas y  para que las futuras celebraciones sean beneficiarias de estas experiencias, me atrevo a sugerir el desarrollo o integración de las siguientes tecnologías y aplicaciones.

 

1. Manejador de contactos, que permita que cada miembro pueda actualizar sus datos autónomamente, así como también por los agentes del centro de contacto.
2. Envíos masivos de email, en lo posible integrado al manejador de contactos para hacer campañas de actualización masivas y al menos una vez cada año.
3. Envíos masivos de SMS o mensajería instantánea IM. Es un medio eficaz de contacto, el 95% de las personas lo lee inmediatamente.
4. Un manejador de solicitudes, sugerencias y reclamos, que pueda ser administrado por los miembros de los comités organizadores.
5. Chat en línea integrado que alimente las actividades de los contactos y sus solicitudes, así como también entre los miembros organizadores para coordinar las actividades.
6. Pagina web y blog para cada promoción, integrado con Facebook, G+ y Linkedin, para que las publicaciones sean sincronizadas en ambas direcciones.
7. Planificador de actividades con manejo de presupuestos, con un manejador básico de ingresos y egresos, para administrar el ROI por actividad y promoción.
8. Bolsa de negocios y de empleo, con las hojas de vida de los egresados y sus empresas para mantener las relaciones comerciales vivas y ayudarse a sí mismos. Con ofertas comerciales diferenciadas para los miembros de la comunidad, como sería una tarjeta de descuentos.
9. Manejar los aliados comerciales, su publicidad en los eventos, y su aporte en especie y efectivo a las obras sociales y actividades.
10. Cada una de las anteriores funcionalidades para una promoción debe estar dentro de un contexto mayor que es la comunidad de egresados en general, así como también considerar como extenderlas hacia una agrupación de colegios afines, y agrupaciones mundiales de instituciones similares.

Esta idea es extensible también para el desarrollo de otras comunidades que tengan fines y objetivos similares como universidades, clubes sociales, instituciones religiosas, o cualquier organización que compartan ideales comunes y que desean mantenerse en contacto permanente.

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